Porządkowanie elektronicznej dokumentacji: Jak przechowywać i porządkować elektroniczne dokumenty i faktury

W dzisiejszych czasach większość dokumentów i faktur jest tworzona elektronicznie. Jednak ich przechowywanie i porządkowanie może być wyzwaniem dla wielu firm. W tym artykule przedstawimy kilka sposobów, jak przechowywać i porządkować elektroniczne dokumenty i faktury.

1. SYSTEMATYZUJ SWOJE DOKUMENTY

Pierwszym krokiem do porządkowania dokumentacji jest systematyzacja. Warto utworzyć folder z podfolderami dla każdej kategorii dokumentów, np. umowy, faktury, wyciągi bankowe itp. To pozwoli na łatwe odnalezienie potrzebnych dokumentów w przyszłości.

2. ZAPISUJ DOKUMENTY ZGODNIE Z PRZEPISAMI PRAWNYMI

Dokumenty przechowywane elektronicznie powinny być zapisane zgodnie z przepisami prawa. Powinny być to kopie autentycznych dokumentów, z możliwością odtworzenia ich w dowolnym momencie. Dobrym pomysłem jest przechowywanie dokumentów w formie plików PDF.

3. UŻYWAJ RÓŻNYCH PROGRAMÓW DO PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW

Nie ograniczaj się tylko do jednego programu do przechowywania dokumentów. W miarę możliwości, korzystaj z różnych narzędzi, takich jak programy do skanowania dokumentów, chmurowe serwisy przechowywania dokumentów itp. To pozwoli na lepsze zabezpieczenie dokumentów przed przypadkowym usunięciem lub utratą.

4. ZASTOSUJ SKUTECZNE METODY ENCYPTOWANIA I BACKUPU

Aby zapewnić bezpieczeństwo swoich dokumentów, warto zastosować odpowiednie metody enkrypcji i backupu. Dokumenty mogą zostać przechowywane na lokalnym dysku twardym, ale również na zewnętrznym dysku lub serwerze chmurowym. Warto pamiętać, że backup powinien być wykonywany regularnie, żeby uniknąć utraty ważnych dokumentów.

5. ZATRUDNIJ SPECJALISTĘ DO PORZĄDKOWANIA ELEKTRONICZNEJ DOKUMENTACJI

Jeśli Twoja firma generuje duże ilości dokumentów i faktur, warto zatrudnić specjalistę do porządkowania elektronicznej dokumentacji. Taka osoba pomoże w stworzeniu odpowiedniej struktury folderów, a także podpowie w jaki sposób przechowywać dokumenty i faktury zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ogólnymi zasadami przechowywania dokumentów.

Podsumowując, przechowywanie i porządkowanie elektronicznej dokumentacji może być łatwe, jeśli zastosujemy odpowiednie metody. Warto zadbać o właściwe zorganizowanie dokumentów, ich zapisywanie zgodnie z przepisami prawnymi, wykorzystanie różnych programów do przechowywania oraz stosowanie metod enkrypcji i backupu. Aby uniknąć problemów związanych z utratą danych, warto również zatrudnić specjalistów do porządkowania elektronicznej dokumentacji.