Porządki w archiwum: Jak skutecznie przechowywać i zarządzać dokumentacją

W dzisiejszych czasach, gdy papierowe dokumenty są coraz częściej zastępowane wersjami elektronicznymi, zarządzanie dokumentacją staje się niezwykle ważne. Warto zatem poświęcić trochę czasu i energii, aby uporządkować i przechowywać dokumenty w sposób skuteczny i celowy. W tym artykule przedstawimy kilka porad, które pomogą w porządkowaniu i zarządzaniu archiwami.

1. Zaplanuj system organizacyjny

Przed przystąpieniem do porządkowania dokumentów, warto skoncentrować się na stworzeniu systemu organizacyjnego, który będzie odpowiadał potrzebom danego przedsiębiorstwa lub instytucji. W tym celu można wykorzystać metody jak konteneryzacja, etykietowanie, sortowanie chronologiczne lub hiearchyjne. Kluczowe jest, aby system był prosty, ale jednocześnie przejrzysty i funkcjonalny.

2. Przechowuj tylko istotne dokumenty

Najważniejszą zasadą, którą należy przestrzegać, jest przechowywanie tylko istotnych dokumentów. Dzięki temu unikniemy pokusy do zaśmiecania archiwów i kazusów, w których ważne dokumenty mogą zaginąć wśród innych, mniej istotnych. Lista dokumentów, które muszą być zachowane, zależy od branży, w jakiej działa firma. W przypadku kancelarii prawnej będą to dokumenty związane z umowami, aktami notarialnymi itp., a w przypadku przedsiębiorstwa produkcyjnego związane z protokołami z kontroli jakości, raportami z wytwórni itp.

3. Przechowywanie dokumentów papierowych

Dokumenty papierowe należy przechowywać w sposób, który minimalizuje ryzyko uszkodzenia i zagubienia. Należy unikać miejsc, w których może pojawić się wilgoć, a także zapewnić dokumentom odpowiednią temperaturę. Zaleca się, aby wszystkie dokumenty były umieszczone w specjalnych, zaprojektowanych do tego celu pojemnikach, na których umieszczamy informacje o zawartości i okresie przechowywania.

4. Przechowywanie dokumentów elektronicznych

Dokumenty elektroniczne, w tym pliki PDF i e-maile, muszą być przechowywane w sposób zabezpieczający przed uszkodzeniem, utratą danych i nieautoryzowanym dostępem. W tym celu warto wykorzystać dedykowane rozwiązania do przechowywania danych, jak chmury obliczeniowe czy serwery wirtualne. Należy także stosować zasady minimalizacji dostępu do dokumentów i odpowiedniej ochrony antywirusowej.

5. Dokumentacja według przepisów prawa

Ostatnią, ale bardzo ważną kwestią, jest przechowywanie dokumentów zgodnie z przepisami prawa. W Polsce, istnieją przepisy określające terminy przechowywania dokumentów w zależności od branży i rodzaju dokumentów. Przechowywanie dokumentów po upływie określonego terminu jest nie tylko marnowaniem przestrzeni, ale także niezgodne z obowiązującymi przepisami.

Podsumowanie

Porządkowanie i zarządzanie dokumentacją jest nie tylko ważne, ale także niezbędne dla funkcjonowania każdej firmy czy instytucji. Dzięki temu przyspiesza się praca a także poprawiają się relacje z klientami. Połączenie zaplanowanego systemu organizacyjnego, przechowywania jedynie istotnych dokumentów, właściwego przechowywania dokumentacji oraz przestrzeganie przepisów prawa zapewnią skuteczne i bezpieczne zarządzanie dokumentami.